Na era da AI, o papel ainda reina nas prefeituras

Barreirinha é uma cidade de 33 mil habitantes no Amazonas – a 28 horas de barco de Manaus. 

Como ocorre em muitas cidades da região amazônica, a internet era precária em Barreirinha. Em 2023, a chegada da fibra óptica na cidade permitiu algo que parecia distante para quem mora ali: acessar os serviços da prefeitura digitalmente.

Até então, toda e qualquer demanda dos cidadãos e das empresas precisava ser revolvida presencialmente na prefeitura – com a obrigação tão brasileiro-lusitana de protocolo e carimbo. 

Dentro do paço municipal não era diferente. Os processos administrativos internos também eram reféns do papel. Além da perda de tempo e eficiência, a burocracia analógica envolvia riscos para o município. 

“Todos os anos, Barreirinha sofre o impacto das cheias dos rios. Durante duas grandes enchentes, a prefeitura perdeu grande parte dos documentos arquivados,” disse Gilmar D’Aquino, um ex-secretário de administração e planejamento da cidade e atual representante do município em Manaus (cargo que nas cidades pequenas faz a interlocução com diferentes órgãos públicos). “Por isso a gestão municipal tinha uma necessidade em digitalizar os documentos arquivados.”

Com a chegada da fibra óptica, a prefeitura entrou na era digital. Há menos de um ano, a cidade passou a oferecer aos cidadãos serviços como solicitação online de poda de árvores, tapa buracos, ligação de água, entre outros. 

Empresas podem pedir pelo site da prefeitura alvarás de funcionamento e a autorização de emissão de nota fiscal. Ao todo, são cerca de 80 serviços digitalizados. 

Barreirinha é um dos muitos municípios brasileiros no meio do processo de transformação digital – mas boa parte deles segue vivendo na era pré-internet.  

Uma pesquisa feita pela Softplan – uma empresa de tecnologia que atende o setor público – mostra que 49% das prefeituras ainda utilizam papel em setores da administração e 75% dos atendimentos ao cidadão continuam sendo presenciais.

Segundo a pesquisa – que ouviu 1.290 servidores municipais de 334 cidades – apenas 14% das prefeituras operam de forma 100% digital na gestão de seus processos.

E quando o assunto é inteligência artificial, quase metade sequer tem planos de adotar a tecnologia.

“Enquanto os governos federal e estaduais já avançaram muito na digitalização, pois já entenderam a eficiência operacional que ela traz, a realidade nos municípios é muito díspar,” disse Rafael Stabile, diretor de novos negócios da Softplan. “Poucas cidades têm uma carta de serviços 100% digitais e muitas ainda nem começaram.”

De acordo com o levantamento, a digitalização avança primeiro nas áreas estruturais da gestão pública: 60% das prefeituras já digitalizaram a gestão de documentos e processos, 52% aplicam nas licitações e compras públicas e 49% oferecem atendimento ao cidadão em canais digitais. 

Serviços como assinatura eletrônica de contratos e solicitação de serviços também aparecem entre os mais digitalizados.

Os números são tímidos, considerando que já existe regulamentação sobre o tema. A lei que trata da digitalização de documentos com validade jurídica data de 2012 (com atualizações em 2019 e 2020). Já a lei do governo digital, que incentiva a eliminação do papel no setor público, foi aprovada em 2021, em plena pandemia. 

O uso do papel segue como um dos principais símbolos da lentidão administrativa: 37% dos governos municipais relatam o uso intenso do papel nos processos de gestão. 

De acordo com o levantamento, prefeituras com uso excessivo de papel enfrentam 22,4 pontos percentuais a mais de problemas com processos morosos, além de dificuldades na gestão documental e problemas de integração entre áreas.

Atibaia, no interior de São Paulo, começou em 2019 um projeto para eliminar o uso do papel nos diferentes setores da prefeitura.

“Até 2019 tudo era físico. O cidadão precisava ir até a prefeitura, fazer seu pedido que, depois de protocolado, era encaminhado fisicamente para as áreas afins. Ou seja, precisava de mão de obra, motorista, para despachar qualquer pedido que chegasse,” disse Bruna Marchetti, a ouvidora-geral do município de 160 mil habitantes. 

O processo iniciado pouco antes da pandemia permitiu que boa parte do serviço público seguisse funcionando no lockdown. 

Em um segundo momento, em 2023, o município participou de um programa de modernização administrativa e tributária patrocinado pelo BNDES. Na época, a gestão da dívida ativa do município era toda manual. Com a digitalização dos processos, Atibaia saiu de uma arrecadação anual com o ajuizamento de dívida ativa na casa dos R$ 5 milhões para R$ 16 milhões em 2023. 

Hoje o município oferece 590 serviços digitalizados à população, e o site da prefeitura recebe 63% das solicitações. Canais como Whatsapp e telefone representam outros 32%. Apenas 5% dos atendimentos são presenciais. 

O estudo da Softplan mostra uma relação direta entre nível de digitalização e eficiência administrativa. Prefeituras com maior maturidade digital relatam, em média, 2,32 desafios operacionais em seu dia a dia, enquanto municípios com digitalização intermediária enfrentam 3,29 desafios, considerando a quantidade de problemas apontados em lista de múltipla escolha.

“O que temos visto é que os municípios que investem mais em tecnologia têm mais eficiência, melhoram a prestação do serviço ao cidadão e conseguem reinvestir para áreas de saúde, educação, infraestrutura com a economia gerada no processo de transformação digital,” disse Stabile. 

Enquanto o setor privado corre atrás de aplicações de AI em seus negócios, apenas 26% das prefeituras já utilizam soluções baseadas em AI. O uso mais comum é na gestão documental e análise de processos e no atendimento ao cidadão.

A pesquisa aponta que 34% das cidades pretendem implementar em breve, enquanto 44% não têm sequer planos de uso da tecnologia. 

Nesse ritmo, a presença do papel no setor público deve perdurar por um bom tempo.

Fabiane Stefano